Eduskunta on 29.5.2020 hyväksynyt lakiesityksen aikuiskoulutustuen muuttamisesta. Uudistuksia voi kutsua historiallisen suuriksi, koska niiden seurauksena aikuiskoulutustuen hakemisen tapa muuttuu. Myös etuuden tasoon ja vaadittavien opintosuoritusten määrään tulee muutoksia.
Työllisyysrahastossa on tehty töitä monen kuukauden ajan, jotta etuuksien myöntäminen ja maksaminen sujuisi jouhevasti heti, kun laki astuu voimaan ensi elokuussa. Kaikilla rahaston toimenpiteillä on aina yksi yhteinen tavoite: ottaa asiakkaan näkökulma huomioon parhaalla mahdollisella tavalla.
Aikuiskoulutustukea koskevan lainsäädännön muuttamisen taustalla on työmarkkinakeskusjärjestöjen esitys, jonka tavoitteena on parantaa mahdollisuuksia jatkuvaan oppimiseen sekä työn ja opiskelun yhteensovittamiseen. Lakimuutosten valmistelu käynnistyi sosiaali- ja terveysministeriössä jo vuoden 2019 alussa.
Valmistelun alkuvaiheessa Työllisyysrahaston tehtävä etuuden maksajana oli tuottaa valmisteluun tarvittavaa tietoa. Toimitimme muun muassa tilastoja tuen käyttämisestä. Näitä tietoja hyödynnetään ministeriön lainvalmistelussa ja esimerkiksi lakiesitysten vaikutusten arvioinnissa.
Mahdolliset lakimuutokset otetaan rahaston toiminnan suunnittelussa huomioon heti, kun saamme tiedon siitä, että säännökset ovat mahdollisesti muuttumassa. Aikataulu on usein tiukka ja valmistelutoimenpiteet tuleekin rahastossa aloittaa jo ennen kuin niiden toteutumisesta tai lopullisesta sisällöstä on tietoa.
Aikuiskoulutustukea koskeva lakiesitys on annettu eduskunnalle helmikuussa, mutta rahasto on aloittanut niiden valmistelun täydellä teholla jo vuoden vaihteessa. Tämä oli välttämätöntä, jotta kykenisimme myöntämään ja maksamaan tuen uudistetuilla ehdoilla heti, kun se tulee voimaan.
Keskeisin syy siihen, että valmistelutyö on aloitettava hyvissä ajoin, on järjestelmäkehitykseen vaadittava aika. Nykymaailmassa isoimmat valmistelutoimenpiteet kohdistuvat sisäisiin käsittelyjärjestelmiin sekä asiakkaan käyttämään asiointipalveluun.
Aikuiskoulutustukea hakevan asiakkaan tarpeiden ymmärtäminen on erityisen tärkeää järjestelmäkehityksessä. Otamme rahastossa elokuussa käyttöön uuden aikuisopiskelijan etuuksien asiointipalvelun. Asiointipalvelun rakentamisessa olemme panostaneet palvelumuotoiluun, jotta järjestelmä olisi asiakkaalle mahdollisimman helppokäyttöinen. Kehitystyössä on hyödynnetty myös käyttäjätestausta: rahaston asiakkaista koostuva joukko on päässyt kommentoimaan tulevaa asiointipalvelua. Näin rahasto on saanut erittäin arvokasta palautetta mahdollisimman käytettävän asiointipalvelun rakentamiseksi.
Järjestelmäkehityksen lisäksi viestintä on merkittävä osa lakimuutoksiin valmistautumista. Aikuiskoulutustuen uudistuksessa piti pohtia, että niin nykyiset asiakkaat kuin tuen hakemista suunnittelevat henkilöt saavat riittävää ja oikea-aikaista tietoa tulevista muutoksista. Olemme muun muassa avanneet kotisivuillemme erillisen osion lakimuutoksesta. Lisäksi olemme lähettäneet nykyisille asiakkaille infokirjeen ja järjestäneet keväällä webinaarin oppilaitoksille, jotta myös oppilaitosten edustajilla on tiedossaan tulevat muutokset. Panostamme myös siihen, että asiakkailla on mahdollisuus kysyä meiltä juuri omaa tilannettaan koskevia kysymyksiä. Näihin vastaamme niin puhelimitse kuin sähköpostitse.
Tätä kirjoittaessani kesä lähestyy ja valmistelutyö rahastossa kiihtyy. Edessä on vielä järjestelmäkehityksen loppumetrit, järjestelmien testausta sekä henkilöstön kouluttamista. Loppukirin jälkeen olemme valmiita avaamaan uuden asiointipalvelumme, ottamaan vastaan uudenlaisia hakemuksia ja mikä tärkeintä - antamaan asiakkaillemme ensiluokkaista palvelua myös uusien etuusehtojen puitteissa.
