Työllisyysrahasto käsittelee huolellisesti noudattaen toiminnassaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja muuta voimassa olevaa ja Työllisyysrahaston toimintaan sovellettavaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä.
Jokaisella Työllisyysrahaston henkilörekisterillä on tietosuojaseloste, josta löydät lisätietoja henkilötietojen käsittelystä. Selosteessa on kerrottu muun muassa tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste, käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietojen säilytysaika.
Työttömyysvakuutusmaksut, irtisanovan työnantajan muutosturvamaksut, työnantajan työttömyysturvan omavastuumaksut, työsopimuslain mukainen yhteensovitus
1. Rekisterinpitäjä
Työllisyysrahasto
PL 113
00181 Helsinki
2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Jos sinulla on kysyttävää tietosuoja-asioista, voit ottaa yhteyttä Työllisyysrahaston tietosuojavastaavaan: tietosuoja@tyollisyysrahasto.fi tai 09 6803 7380 (vaihde). Postia voit lähettää osoitteella Työllisyysrahasto, Tietosuojavastaava, PL 113, 00181 HELSINKI. Työllisyysrahasto sijaitsee osoitteessa Itämerenkatu 11 - 13, 00180 Helsinki.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Työllisyysrahaston toiminta perustuu lakiin työttömyysetuuksien rahoituksesta (555/1998). Tehtävänämme on määrätä ja periä työttömyysvakuutusmaksut, irtisanovan työnantajan muutosturvamaksut sekä työnantajan työttömyysturvan omavastuumaksut ja valvoa edellä mainittujen velvoitteiden täyttymistä. Lisäksi tehtävänämme on työsopimuslain 12 luvun 3 §:n mukaisen yhteensovituksen toimeenpano, ja tähän liittyen rahastolle maksettavien vähennysten perintä. Henkilötietojen käsittely on tarpeen näiden Työllisyysrahaston lakisääteisten tehtävien ja asiakassuhteiden hoitamiseksi (Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohta, c alakohta).
Asiakasrekisterin henkilötietoja voidaan käyttää Työllisyysrahaston palveluiden ja toiminnan kehittämisen tarpeisiin sekä tilastotehtävien ja palautteiden hoitamiseen. Puhelutallenteiden tietoja voidaan käyttää varmentamaan palvelutapahtumaa, asiakaspalvelun kehittämiseen asiakaspalveluhenkilöstön koulutuksessa ja palvelutasotutkimuksessa. (Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohta, f alakohta).
4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Työttömyysvakuutusmaksujen, muutosturvamaksujen, omavastuumaksuasioiden sekä työsopimuslain mukaisen yhteensovitusasian selvittämiseksi saamme sinun itsesi, edustajasi tai asiamiehesi rahastolle toimittamat asiakirjat ja mahdolliset muut tiedot. Työttömyysvakuutusmaksujen määräämistä, perintää ja valvontaa sekä muutosturva- ja omavastuumaksujen määräämistä ja perintää varten rahastolla on oikeus saada tietoja kansallisesta tulorekisteristä (KATRE). Tietoja saadaan myös väestörekisteristä sekä yritys- ja yhteisörekisteristä. Lisäksi rahastolla on oikeus saada tehtäviensä hoitamista varten tarpeellisia tietoja työnantajilta, Verohallinnolta, Eläketurvakeskukselta, eläke- ja vakuutuslaitoksilta, Kelalta, työttömyyskassoilta, työ- ja elinkeinotoimistolta, KEHA-keskukselta sekä tuomioistuimilta.
Pyydämme vain tehtäviemme hoitamiseksi tarpeellisia tietoja.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme tietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan lakisääteisten tehtäviemme hoitamiseksi, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät.
Työllisyysrahasto pitää sille laissa säädettyjen asioiden hoitamista varten työttömyysvakuutusrekisteriä, johon tallennetaan henkilötietoja. Työttömyysvakuutusrekisteriin merkittyjä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 5 vuotta. Joissakin tilanteissa asiakirjoja tulee kuitenkin säilyttää 10 vuotta.
Muutosturvamaksuasiassa asiakirjoja ja muita tietoja säilytetään 10 vuoden ajan päätöksen antamista seuraavan kalenterivuoden lopusta lukien.
Omavastuumaksuasiassa asiakirjoja ja muita tietoja säilytetään 20 vuotta päätöksen antamisesta. Valitusasiakirjoja on säilytettävä 10 vuotta ellei niitä ole säilytettävä edellä mainitulla, tai muulla perusteella pidempää aikaa.
Työttömyysvakuutusmaksujen, muutosturvamaksujen ja omavastuumaksujen perinnän kannalta tarpeellisia asiakirjoja säilytetään perinnän päättymiseen ja viisi sen jälkeistä kalenterivuotta.
Työsopimuslain mukaiseen yhteensovitukseen liittyviä asiakirjoja ja muita tietoja säilytetään siihen saakka, kunnes 15 vuotta on kulunut asian ensimmäisen asiakirjan saapumisesta.
Puhelutallenteita säilytämme kaksi vuotta.
7. Henkilötietojen luovuttaminen
Luovutamme tietojasi tilanteissa, joissa toisella viranomaisella on lakiin perustuva oikeus saada tietoja. Luovutamme henkilötietojasi esimerkiksi Verohallinnolle, Eläketurvakeskukselle, Tapaturmavakuutuskeskukselle, Harmaan talouden selvitysyksikölle, muutoksenhakuviranomaisille ja tuomioistuimille. Lisäksi omavastuumaksuasioissa maksun määräämiseksi sekä työsopimuslain mukaisen yhteensovituksen toteuttamiseksi asianosaiselle työnantajalle luovutetaan välttämättömät henkilötiedot. Henkilötietoja luovutetaan myös työttömyyskassoilleja työ- ja elinkeinotoimistoille.
Varmistamme aina ennen tietojen luovuttamista, että tiedonsaajalla on oikeus tietojesi saamiseen.
Työllisyysrahastolla on myös ulkoisia palveluntuottajia, joille luovutamme henkilötietoja. Käytämme vain sellaisia palveluntoimittajia, jotka täyttävät EU:n tietosuoja-asetuksen sekä kansallisen lain vaatimukset henkilötietojen käsittelystä. Ulkopuolisten palveluntuottajien kanssa solmitaan tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Tietoja ei luovuteta EU/ETA- alueen ulkopuolelle.
8. Automaattiset päätökset
Työllisyysrahasto antaa tiettyjen edellytysten täyttyessä automaattisia päätöksiä työttömyysvakuutusmaksuja määrätessään.
Työllisyysrahasto ei tee profilointia.
9. Henkilötietojen suojaaminen
Työllisyysrahaston henkilörekisterien tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurien, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä edellä mainittujen aktiivisen valvonnan kautta. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa.
Henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka työtehtäviensä puolesta ovat valtuutettuja tietoja käsittelemään ja jotka ovat Työllisyysrahaston palveluksessa sekä Työllisyysrahaston toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Rekisterin käyttöoikeus on rajattu työtehtävän edellyttämällä tavalla. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
10. Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa erilaisia oikeuksia rekisteröidyille eli henkilöille, joiden tietoja käsitellään. Oikeuksia on mahdollista toteuttaa eri tavoin riippuen siitä, mikä on henkilötietojen käsittelyperuste.
a) Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Sinulla on oikeus saada tieto Työllisyysrahastolla olevista itseäsi koskevista tiedoista. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojaa koskevien käytäntöjen nojalla.
b) Oikeus vaatia tietojen oikaisua
Sinulla on oikeus pyytää tietojen korjaamista, jos sinua koskevat tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia. Lainsäädäntö voi joissain tapauksissa rajoittaa tietojen korjaamista.
c) Oikeus vaatia tietojen poistamista
Sinulla ei ole oikeutta vaatia tietojesi poistamista siltä osin kuin henkilötietoja käsitellään rahaston lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Meillä on lisäksi lainsäädäntöön perustuen velvollisuus säilyttää tietojasi tietyn ajan.
d) Oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista
Sinulla ei ole oikeutta vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista siltä osin kuin tietoja käsitellään rahaston lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
e) Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla ei ole oikeutta vaatia tietojesi siirtoa järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tietoja käsitellään rahaston lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
f) Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla ei ole oikeutta vastustaa tietojesi käsittelyä siltä osin kuin tietoja käsitellään rahaston lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen henkilötietojen tarkastuspyynnön tai henkilötietojen korjausvaatimuksen voit tehdä työttömyysvakuutusmaksupalveluiden asiointipalvelussa. Tietopyynnön tekeminen edellyttää asiakkuutta työttömyysvakuutusmaksupalveluissa.
Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, rahasto voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa rahasto osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.
11. Oikeus tehdä muutoksia tietosuojailmoituksen sisältöön
Työllisyysrahasto kehittää palveluitaan jatkuvasti, joten pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tietosuojailmoituksen sisältöä käsittelytoimien muuttuessa. Lisäksi muutokset voivat johtua myös lainsäädännön vaatimuksista. Suosittelemme tutustumaan tietosuojailmoituksiin säännöllisesti.
12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.
Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot ja ohjeet löydät täältä:
https://tietosuoja.fi/yhteystiedot
Aikuiskoulutustuki- ja ammattitutkintostipendihakemusten käsittely
1. Rekisterinpitäjä
Työllisyysrahasto
PL 113
00181 Helsinki
2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Jos sinulla on kysyttävää tietosuoja-asioista, voit ottaa yhteyttä Työllisyysrahaston tietosuojavastaavaan: tietosuoja@tyollisyysrahasto.fi tai 09 6803 7380 (vaihde). Postia voit lähettää osoitteella Työllisyysrahasto, Tietosuojavastaava, PL 113, 00181 HELSINKI. Työllisyysrahasto sijaitsee osoitteessa Itämerenkatu 11 - 13, 00180 Helsinki.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Työllisyysrahaston etuuspalvelun toiminta perustuu aikuiskoulutusetuuksista annettuun lakiin (1276/2000). Etuuspalvelussa tapahtuva henkilötietojen käsittely on tarpeen Työllisyysrahaston lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohta, c alakohta).
Etuuspalvelussa käsitellään henkilötietoja seuraavissa tilanteissa:
Asiakasrekisterin henkilötietoja voidaan käyttää myös Työllisyysrahaston palveluiden ja toiminnan kehittämisen tarpeisiin sekä tilastotehtävien ja palautteiden hoitamiseen. Puhelutallenteiden tietoja voidaan käyttää varmentamaan palvelutapahtumaa, asiakaspalvelun kehittämiseen asiakaspalveluhenkilöstön koulutuksessa ja palvelutasotutkimuksessa. (Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohta, f alakohta).
Antamalla suostumuksen markkinointiin annat Työllisyysrahastolle oikeuden käsitellä henkilötietojasi yleisistä ajankohtaisista etuusasioista kertomiseen ja kohdistettuun markkinointiin (uutiskirjeet, kampanjat, tapahtumat, kyselyt ja analytiikkaan perustuva kohdennettu mainonta). (Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohta, a alakohta). Suostumuksen voit perua aikuisopiskelijan etuuksien asiointipalvelussa.
4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Työllisyysrahasto pyytää aikuiskoulutustuki- ja ammattitutkintostipendihakemusten käsittelyssä tarvittavat tiedot ensisijaisesti etuuksien hakijoilta. Rahastolla on oikeus saada etuuskäsittelyssä tarvittavia tietoja myös Eläketurvakeskukselta, Kelalta, vakuutuslaitoksilta, Verohallinnolta, ja etuuden hakijan työnantajalta sekä oppilaitokselta. Lisäksi 1.1.2020 alkaen Työllisyysrahasto saa tietoja kansallisesta tulorekisteristä (KATRE).
Rahasto pyytää aina vain etuuskäsittelyssä tarpeellisia tietoja. Jos etuuden hakija ei toimita tarvittavia tietoja, ei hakemusta voida käsitellä.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Aikuiskoulutustuen saajalla on aikuiskoulutusetuuksista annetun lain 14 §:n mukaan oikeus tuen enimmäiskestoon kerran työuransa aikana. Työllisyysrahaston on etuuspäätöstä antaessaan varmistuttava siitä, onko hakijalle aiemmin myönnetty aikuiskoulutustukea ja kuinka paljon mahdollista tukiaikaa on vielä jäljellä. Tämän vuoksi rahasto säilyttää tiedot tuen saajista ja myönnetyistä tukioikeuksista 100 vuoden ajan.
Aikuiskoulutusetuuksista annetun lain 2 §:n mukaan ammattitutkintostipendi myönnetään kertakorvauksena ammatillisesta koulutuksesta annetun lain mukaisen ammatillisen tutkinnon suorittaneille. Työllisyysrahaston on etuuspäätöstä antaessaan varmistuttava siitä, ettei henkilölle ole jo myönnetty stipendiä hakemuksen kohteena olevan tutkinnon perusteella. Tämän vuoksi rahasto säilyttää tiedot stipendin saajista ja suoritetuista tutkinnoista 100 vuoden ajan.
7. Henkilötietojen luovuttaminen
Työllisyysrahasto luovuttaa etuuksiin liittyviä tietoja Eläketurvakeskukselle, Kelalle, Verohallinnolle ja 1.1.2020 alkaen kansalliseen tulorekisteriin (KATRE), sekä muussa tilanteessa, jossa toisella viranomaisella on lakiin perustuva oikeus saada tietoja. Lisäksi rahasto luovuttaa Tilastokeskukselle vuosittain tiedot etuuden saajista tilastollisia tarkoituksia varten. Rahasto luovuttaa tietoja myös muutoksenhakuelimenä toimivalle sosiaaliturva-asioiden muutoksenhakulautakunnalle tai vakuutusoikeudelle, kun etuuden hakija hakee muutosta etuuspäätökseen.
Rahasto tarkistaa aina ennen tietojen luovuttamista, että tietojen pyytäjällä on oikeus tietojen saamiseen. Tietoja ei luovuteta EU/ETA -alueen ulkopuolelle.
Työllisyysrahastolla on myös ulkoisia palveluntuottajia, joille luovutamme henkilötietoja. Käytämme vain sellaisia palveluntoimittajia, jotka täyttävät EU:n tietosuoja-asetuksen sekä kansallisen lainsäädännön vaatimukset henkilötietojen käsittelystä. Ulkopuolisten palveluntuottajien kanssa solmitaan tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Mikäli etuuksiin liittyvää päätöstä ei voida toimittaa hakijalle tavallisena tai todisteellisena tiedoksiantona johtuen esimerkiksi siitä, että hakijan osoite ei ole tiedossa tai että hän välttelee tiedoksiantoa, rahastolla on viime kädessä oikeus toimittaa tiedoksianto hallintolain mukaisena yleistiedoksiantona pitämällä tiedoksiannon kohteena oleva asiakirja määrätyn ajan vastaanottajan nähtävillä viranomaisessa. Nähtäville asettamisesta ilmoitetaan rahaston verkkosivuilla, ja ilmoituksessa julkaistaan asiakkaan koko nimi, päätöksenantopäivä ja hakemus/päätösnumero.
8. Automaattiset päätökset
1.8.2020 alkaen Työllisyysrahaston on mahdollista käsitellä osa etuushakemuksista automatisoidusti ilman, että rahaston työntekijä aktiivisesti osallistuu etuuspäätöksen tekemiseen. Automaattinen päätöksenteko perustuu aina asiakkaan nimenomaiseen suostumukseen. (Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen 22 artikla 2 kohta, c alakohta). Suostumusta kysytään sähköisessä asiointipalvelussa hakemusten tekemisen yhteydessä, ja suostumuksen voi milloin tahansa peruuttaa aikuisopiskelijan etuuksien asiointipalvelussa.
Työllisyysrahaston henkilöstö käsittelee edelleen manuaalisesti kaikkien sellaisten asiakkaiden hakemukset, jotka eivät ole antaneet suostumustaan automaattiseen päätöksentekoon, sekä ensihakemukset ja muut sellaiset hakemukset, jotka eivät sovellu automaattisesti käsiteltäviksi.
Työllisyysrahasto ei tee profilointia.
Automaattisesti annettavien päätösten oikeellisuudesta vastaa rahaston etuuspalvelun sisältövastaava. Päätökset automaattisesti käsiteltävien hakemusten ryhmistä kuuluvat puolestaan etuuspalvelun prosesseista vastaavan palvelupäällikön vastuualueelle.
Jos sinulla on kysyttävää automaattisista päätöksistä, voit ottaa yhteyttä Työllisyysrahaston etuuksien sisältövastaavaan: koulutusetuudet@tyollisyysrahasto.fi. Laita sähköpostiviestin otsikoksi Kysymys automaattisesta päätöksestä. Voit myös soittaa numeroon 09 6803 7380 (vaihde). Postia voit lähettää osoitteella Työllisyysrahasto, Etuuspalvelut/sisältövastaava, PL 191, 00121 HELSINKI. Työllisyysrahasto sijaitsee osoitteessa Itämerenkatu 11 - 13, 00180 Helsinki.
9. Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötietoja sisältävän rekisterin tietoihin pääsee vain Työllisyysrahaston henkilökuntaan kuuluva tai rahaston toimeksiannosta palveluja ylläpitävä tai kehittävä kolmas osapuoli, jolla on henkilökohtainen tunnus ja salasana sekä yksilöllisesti määritelty käyttöoikeus. Rekisterin tietojen katselusta ja muokkaamisesta jää aina merkintä lokitietoihin. Tiedot on tallennettu tietokantoihin ja tallennusjärjestelmiin, jotka on palomuurilla erotettu julkisesta verkosta. Pääsy järjestelmiin julkisen verkon kautta hoidetaan tietoturvallisesti. Tietokantoja ja niiden varmuuskopioita säilytetään lukituissa tiloissa, ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ylläpitäjiksi nimetyt henkilöt. Julkisen tietoliikenneverkon kautta lähetettäessä luottamukselliset tiedot salataan teknisin, tietoturvavaatimukset täyttävin keinoin.
10. Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa erilaisia oikeuksia rekisteröidyille eli henkilöille, joiden tietoja käsitellään. Oikeuksia on mahdollista toteuttaa eri tavoin riippuen siitä, mikä on henkilötietojen käsittelyperuste.
a) Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Työllisyysrahaston asiakkaalla on oikeus saada tieto itseään koskevista henkilötiedoista. Pyynnöstä rahasto toimittaa asiakkaalle jäljennöksen henkilötiedoista, joita rahasto käsittelee.
b) Oikeus vaatia tietojen oikaisua
Työllisyysrahaston asiakas voi vaatia itseään koskevan virheellisen tai puutteellisen henkilötiedon korjaamista.
c) Oikeus vaatia tietojen poistamista
Työllisyysrahaston asiakas voi vaatia itseään koskevien tietojen poistamista vain siltä osin, kuin tietojen säilyttäminen ei perustu Työllisyysrahaston lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.
d) Oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista
Työllisyysrahaston asiakkaan oikeutta vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista on rajoitettu laissa aikuiskoulutusetuuksista. Asiakas voi kuitenkin käyttää oikeuttaan, mikäli hän havaitsee Työllisyysrahaston käsittelevän tai säilyttävän hänen henkilötietojaan lainvastaisesti, mutta ei halua tietoja välittömästi poistettavan.
e) Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Työllisyysrahaston henkilötietojen käsittelyssä on kyse rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamisesta. Tämän vuoksi asiakas ei voi vaatia henkilötietojensa siirtoa toiseen järjestelmään.
f) Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Työllisyysrahaston asiakas ei voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin, kuin on kyse rahaston lakisääteisen velvoitteen noudattamisesta.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen henkilötietojen tarkastuspyynnön tai henkilötietojen korjausvaatimuksen voit tehdä aikuisopiskelijan etuuksien asiointipalvelussa. Tietopyynnön tekeminen edellyttää asiakkuutta aikuiskoulutuksien etuuksissa.
Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, rahasto voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa rahasto osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.
11. Oikeus tehdä muutoksia tietosuojailmoituksen sisältöön
Työllisyysrahasto kehittää palveluitaan jatkuvasti, joten pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tietosuojailmoituksen sisältöä käsittelytoimien muuttuessa. Lisäksi muutokset voivat johtua myös lainsäädännön vaatimuksista. Suosittelemme tutustumaan tietosuojailmoituksiin säännöllisesti
12. Oikeus tehdä valitus tietosuojan valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.
Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot ja ohjeet löydät täältä:
https://tietosuoja.fi/yhteystiedot
1. Rekisterinpitäjä
Työllisyysrahasto (1098099-7)
Itämerenkatu 11-13
00180 Helsinki
2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Jos sinulla on kysyttävää tietosuoja-asioista, voit ottaa yhteyttä Työllisyysrahaston tietosuojavastaavaan.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Sähköposti: tietosuoja@tyollisyysrahasto.fi
Puhelin: 09 6803 7380 (vaihde).
Postia voit lähettää osoitteella Työllisyysrahasto, Tietosuojavastaava, PL 113, 00181 HELSINKI.
Työllisyysrahasto sijaitsee osoitteessa Itämerenkatu 11 - 13, 00180 Helsinki.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Työnhakijatietoja kerätään ja käsitellään kohdennetuissa rekrytoinneissa ja avoimissa rekrytoinneissa tarkoituksena suorittaa rekrytointi ja siihen liittyviä toimenpiteitä, kuten hakijoiden vertailu.
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan alakohdan b mukaiseen sopimusten täytäntöön panemiseen tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen.
4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Henkilötietoja kerätään TalentAdore -rekrytointijärjestelmään, jonka toimittaja on Talentadore Oy (”palveluntarjoaja”).
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi- ja yhteystiedot sekä ansioluettelossa kerrotut tiedot.
Käsiteltäviä tietoja voivat olla myös esimerkiksi rekrytointivideo, kun rekrytoinnissa käytetään videotyökalua, henkilön valokuva, koulutus- ja työhistoria, referenssitiedot, työnäytteet sekä muut rekrytoinnin kannalta oleelliset lisätiedot.
5. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuvat henkilöt, sekä mahdolliset rekisterinpitäjän valitsemat rekrytointiin osallistuvat kolmannet osapuolet.
Lisäksi henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän palveluntarjoaja tuottaakseen rekisterinpitäjälle teknistä alustaa rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseksi. Muita mahdollisia henkilötietojen käsittelijöitä voi olla erilaiset rekrytoinnin apujärjestelmät.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteenä on työnhakija itse antamalla henkilötietoja hakiessaan työpaikkaa ja antaessaan pyydettäessä lisätietoa. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty. Rekrytointijärjestelmästä tiedot poistetaan, kun valintapäätös on tehty ja lainsäädännön (muun muassa yhdenvertaisuuslaki ja laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta) mukaiset kanneajat ovat kuluneet umpeen. Käytännössä työnhakijoita koskevia tietoja säilytetään lähtökohtaisesti 24 kuukautta hakemuksen tallentamishetkestä.
Osaajayhteisössä (Talent Community) henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti 12 kuukautta (säilytysaika) Osaajayhteisöön liittymisestä tai siihen lisäämisestä. Tämän säilytysajan päätteeksi henkilöltä kysytään aktiivisesti halukkuutta yhteisön jäsenenä jatkamiseen. Aktiivisella hyväksynnällä henkilö voi jatkaa yhteisön jäsenenä myös pidemmän ajan, muussa tapauksessa henkilötiedot poistetaan automaattisesti säilytysajan jälkeen.
8. Henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietoja käsitellään EU/ETA -alueella. Tietojensiirtoa EU/ETA alueen ulkopuolelle voi tapahtua vain viranomaisvaatimuksen niin pakottaessa. Tällöin palveluntarjoaja huolehtii, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti ja asetuksen mukainen käsittely on sovittu asetuksen vaatimin tietojenkäsittelysopimuksin.
9. Automaattinen päätöksenteko
Rekisterin henkilötietoihin ei kohdistu automaattista päätöksentekoa.
10. Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötietoja säilytetään palveluntarjoajan palvelimilla, jotka ovat suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Kerättävä ja käsiteltävä henkilötieto pidetään luottamuksellisina eikä sitä ilmaista muille kuin sitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella rekisterinpitäjän asiakkaille. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.
Mikäli henkilö on tallentanut henkilötietoja rekisterinpitäjän rekrytointijärjestelmään, tietojenkäsittelyn ainoa tarkoitus on täyttää rekrytoinnin vaatimat toimenpiteet. Palveluntarjoaja vastaa teknisestä ja tietoturvallisesta suojauksesta. Palveluntarjoaja voi esimerkiksi teknisissä selvityksissä joutua käsittelemään henkilötietoja. Palveluntarjoajan henkilöstö on allekirjoittanut vaitiolosopimuksen, sekä sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietoturvallisesti, luottamuksellisesti ja vain tuottaakseen palvelua.
11. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen
Työnhakijana sinulla on oikeus suostumuksen peruuttamiseen sekä oikeus saada tieto Työllisyysrahastolla olevista itseäsi koskevista tiedoista. Voit pyytää tietojen korjaamista, jos sinua koskevat tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia sekä vaatia tietojesi poistamista siltä osin, kuin tietojen säilyttäminen ei perustu Työllisyysrahaston lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.
Sinulla on myös oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseäsi koskevat henkilötiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi sinulla on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
Tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, Työllisyysrahasto voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa rahasto osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.
Pyynnöt yllä mainittujen oikeuksien käyttämisestä tulee osoittaa tietosuojavastaavalle.
12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.
Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot ja ohjeet löydät täältä: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot.
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Työllisyysrahasto
Postiosoite: PL 113, 00181 Helsinki
Puhelinnumero: 09 6803 7380 (vaihde)
Rekisterin yhteyshenkilö
Toimitusjohtaja, Janne Metsämäki
Postiosoite: PL 113, 00181 HELSINKI
Sähköpostiosoite: kirjaamo@tyollisyysrahasto.fi
Puhelinnumero: 09 6803 7380 (vaihde)
2. Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava
Postiosoite: PL 113, 00181 HELSINKI
Sähköpostiosoite : tietosuoja@tyollisyysrahasto.fi
Puhelinnumero: 09 6803 7380 (vaihde)
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Sidosryhmätyörekisteriin kerättävien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toteuttaa ilmoitusvelvollisuutta kansalliseen avoimuusrekisteriin. Avoimuusrekisteriin ilmoitetaan eduskuntaan ja ministeriöihin kohdistuvasta vaikuttamistoiminnasta. Avoimuusrekisteriin ilmoitettujen tietojen lisäksi hyödynnämme tietoja omassa sidosryhmäyhteistyössämme.
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohdan f alakohta).
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Sidosryhmätyörekisterin osalta käsiteltävät henkilötiedot ovat: Nimi, nimike, organisaatio /yksikkö /osasto /ryhmä
5. Henkilötietojen lähteet
Henkilötietoja kerätään yleisistä tietolähteistä, kuten verkkosivuilta sekä kahdenkeskisestä yhteydenpidosta.
6. Henkilötietojen luovutukset ja vastaanottajat sekä tietojen siirto
Työllisyysrahasto ilmoittaa kohdassa neljä mainitut tiedot Valtiontalouden tarkastusviraston avoimuusrekisteriin yleisten aikataulujen mukaan kahdesti vuodessa: tammi–kesäkuun vaikuttamistoiminta ilmoitetaan heinä–elokuussa ja heinä–joulukuun toiminta tammi–helmikuussa.
Henkilöt nimetään, jos vaikuttamisen kohteena ovat olleet kansanedustajat, ministerit, ministereiden toimikaudeksi nimitetyt valtiosihteerit ja erityisavustajat, eduskunnan pääsihteeri ja apulaispääsihteeri, ministeriöiden kansliapäälliköt, alivaltiosihteerit ja osastopäälliköt tai ministeriöiden asettamat selvityshenkilöt.
Muita virkamiehiä ei nimetä erikseen. Eduskunnan kanslian muiden virkamiesten osalta ilmoitetaan tieto valiokunnasta, osastosta ja yksiköstä tai muusta vastaavasta organisaation osasta. Kansanedustajien avustajien ja eduskuntaryhmien henkilöstön osalta ilmoitetaan tieto eduskuntaryhmästä. Ministeriöiden muiden virkamiehien osalta ilmoitetaan tieto osastosta ja yksiköstä.
Toimintailmoituksessa ilmoitetaan henkilötietojen lisäksi vaikuttamisen kohteet, yhteydenpidon aiheet ja yhteydenpitotavat.
Työllisyysrahasto käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia tietojen käsittelyssä, ja vastaa valitsemiensa palveluntarjoajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Palveluntarjoajina toimivat järjestelmätoimittajat. Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
7. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Tietojen pohjalta ei tehdä automaattisia päätöksiä eikä profilointia.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Sidosryhmäyhteistyöhön liittyviä tietoja säilytetään Työllisyysrahastossa kymmenen vuoden ajan.
9. Henkilötietojen suojaus
Työllisyysrahasto käsittelee henkilötietoja turvallisella ja voimassa olevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Pääsy sidosryhmätyörekisteriin on rajattu käyttöoikeuksin ja sidosryhmäyhteistyötä tekevillä on salassapitovelvollisuus.
Työllisyysrahasto on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja hallinnolliset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä mm. laitteistojen ja tiedostojen suojauksella ja rajoitetuilla käyttöoikeuksilla.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
• tutustua omiin tietoihinsa,
• pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojensa oikaisemista tai täydentämistä,
• pyytää henkilötietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista,
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä erityiseen henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvästä syystä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu), jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: tietosuoja@om.fi, puh, 029 566 6777, https://tietosuoja.fi/
Jos haluat käyttää oikeuksiasi, pyydämme olemaan yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterin yhteyshenkilöön lisäohjeiden saamiseksi.
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Työllisyysrahasto
Postiosoite: PL 113, 00181 Helsinki
Puhelinnumero: 09 6803 7380 (vaihde)
2. Rekisterin yhteyshenkilö
Compliance Officer
Postiosoite: PL 113, 00181 HELSINKI
Sähköpostiosoite: compliance@tyollisyysrahasto.fi
Puhelinnumero: 09 6803 7380 (vaihde)
3. Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava
Postiosoite: PL 113, 00181 HELSINKI
Sähköpostiosoite: tietosuoja@tyollisyysrahasto.fi
Puhelinnumero: 09 6803 7380 (vaihde)
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Työllisyysrahaston väärinkäytösten ilmoituskanava on perustettu kanavaksi, jonka kautta voi ilmoittaa väärinkäytösepäilyistä liittyen lainsäädännön tai Työllisyysrahaston eettisten ohjeiden (Code of Conduct) vastaiseen toimintaan.
Henkilötietojen käsittely perustuu Työllisyysrahaston lakisääteisten velvoitteiden, kuten Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun lain (”ilmoittajansuojelulaki”) ja arvopaperimarkkinalain noudattamiseen, Työllisyysrahaston yleiseen etuun siltä osin, kun kyse on Työllisyysrahaston lakisääteisen tehtävän suorittamisesta sekä Työllisyysrahaston oikeutettuun etuun toteuttaa siltä osin, kun kyse on Code of Conduct -rikkomuksen käsittelystä.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Väärinkäytöksistä voivat tehdä ilmoituksia Työllisyysrahaston työntekijät ja sidosryhmiin kuuluvat henkilöt. Tehdyissä ilmoituksissa saattaa olla myös muiden henkilöiden kuin itse ilmoittajan henkilötietoja. Ilmoitus on mahdollista tehdä nimettömästi, jolloin ilmoittajan henkilötietoja ei käsitellä.
Ilmoituksen sisällöstä riippuen käsiteltävät henkilötiedot ovat:
Sellaiset ilmoituksen sisältämät henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä tapauksen tutkimisen kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivästystä.
6. Henkilötietojen lähteet
Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti ilmoituksen tekijältä itseltään. Tarpeellisia henkilötietoja voidaan hankkia tutkinnan aikana myös Työllisyysrahaston muista tietojärjestelmistä sekä tarvittaessa kolmansilta osapuolilta.
7. Henkilötietojen luovutukset ja vastaanottajat sekä tietojen siirto
Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Työllisyysrahasto käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia tietojen käsittelyssä, ja vastaa valitsemiensa palveluntarjoajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Palveluntarjoajina toimivat:
Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle. EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen Europan komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.
8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Tietojen pohjalta ei tehdä automaattisia päätöksiä eikä profilointia.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Ilmoituskanavan kautta tulleita tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen ilmoitusten selvittämisen kannalta. Tietoja säilytetään kuitenkin korkeintaan viisi vuotta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei ole selvästi merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta poistetaan ilman aiheetonta viivästystä.
10. Henkilötietojen suojaus
Työllisyysrahasto käsittelee henkilötietoja turvallisella ja voimassa olevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Pääsy ilmoituksiin on rajattu käyttöoikeuksin ja ilmoitusten käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus.
Työllisyysrahasto on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja hallinnolliset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä mm. laitteistojen ja tiedostojen suojauksella ja rajoitetuilla käyttöoikeuksilla.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus:
Rekisteröidyn oikeutta tutustua tietoihin voidaan rajoittaa ilmoittajansuojelulain nojalla ilmoitettujen henkilötietojen osalta, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhteista ilmoituksen paikkansapitävyyden selvittämisen turvaamiseksi ja ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Tällöin rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa mahdollisen rajoituksen syyt ja pyytää tietojensa antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.
Ilmoittajansuojelulain mukaisten ilmoitusten osalta, rekisteröidyllä ei ole oikeutta rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu), jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: tietosuoja@om.fi, puh, 029 566 6777, https://tietosuoja.fi/
Jos haluat käyttää oikeuksiasi, pyydämme olemaan yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterin yhteyshenkilöön lisäohjeiden saamiseksi.
Päivitetty 7.10.2024
Nimi: Työllisyysrahasto
Postiosoite: PL 113, 00181 Helsinki
Puhelinnumero: 09 6803 7380 (vaihde)
Compliance Officer
Postiosoite: PL 113, 00181 HELSINKI
Sähköpostiosoite: compliance@tyollisyysrahasto.fi
Puhelinnumero: 09 6803 7380 (vaihde)
Tietosuojavastaava
Postiosoite: PL 113, 00181 HELSINKI
Sähköpostiosoite: tietosuoja@tyollisyysrahasto.fi
Puhelinnumero: 09 6803 7380 (vaihde)
Rekisteriä pidetään markkinoiden väärinkäyttöasetuksessa (jatkossa MAR-asetus) tarkoitetuista Työllisyysrahaston johtohenkilöistä, heidän lähipiiristään sekä liiketoimistaan, muista rekisterinpitäjän sisäpiiristä, kaupankäyntirajoituksen piiristä sekä Työllisyysrahaston lähipiiriohjeen mukaisesta lähipiiristä ja lähipiiritoimista. Henkilötietojen käsittely perustuu Työllisyysrahaston lakisääteisten velvoitteiden, kuten MAR-asetuksen, arvopaperimarkkinalain ja kirjanpitolain noudattamiseen. Työllisyysrahastolla tai sen puolesta tai lukuun toimivalla on velvollisuus ylläpitää luetteloa henkilöistä, joilla on pääsy sisäpiiritietoon ja jotka työskentelevät rekisterinpitäjän palveluksessa sopimuksen perusteella tai muutoin suorittavat tehtäviä, joiden kautta heillä on pääsy sisäpiiritietoon.
Työllisyysrahasto pitää luetteloa johtotehtävissä toimivista henkilöistä ja näiden lähipiiristä. Johtotehtävissä toimiviksi henkilöiksi on määritelty seuraavat henkilöt, joita ja joiden lähipiiriläisiä koskee erityinen liiketoimien ilmoitusvelvollisuus: hallintoneuvoston jäsenet, hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja sekä taloudesta ja rahoituksesta vastaava johtaja.
Johtohenkilöistä ja heidän lähipiiriinsä kuuluvista henkilöistä käsitellään seuraavia henkilötietoja:
Hankekohtaiseen sisäpiiriluetteloon merkitään kaikki henkilöt, joilla on pääsy hanketta koskevaan sisäpiiritietoon, ja jotka työskentelevät Työllisyysrahastolle tai suorittavat Työllisyysrahastolle tehtäviä, joiden kautta heillä on pääsy sisäpiiritietoon.
Sisäpiiriluettelo sisältää sisäpiiriin kuuluvien henkilöiden seuraavia tietoja:
Rekisterissä käsitellään myös Työllisyysrahaston Lähipiiriohjeen mukaiseen lähipiiriin kuuluvien henkilöiden (hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenet ja varajäsenet, toimitusjohtaja ja tämän sijainen ja johtoryhmän jäsenet sekä edellä mainittujen henkilöiden perheenjäsen tai muu lähisukulainen tai näiden määräysvallassa oleva yhteisö) seuraavia tietoja:
Luettelo taloudellisten katsausten laatimiseen osallistuvista henkilöitä sisältää luetteloon kuuluvien henkilöiden seuraavia tietoja:
Henkilötiedot johtohenkilöistä ja heidän lähipiiristään kerätään MAR-asetuksen nojalla johtohenkilöltä ja/tai heidän lähipiiriltään/lähipiirin yhteyshenkilöiltä sekä heidän mahdollisesti valtuuttamiltaan tahoilta ja julkisista tietolähteistä (esim. kaupparekisteri).
MAR-asetuksen mukaisesti sisäpiiriluetteloon merkittävät tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään sisäpiiri-ilmoituksen antamisen yhteydessä erillisellä lomakkeella, jonka rekisteröity täyttää, sekä tarvittaessa myös julkisista tietolähteistä (esim. kaupparekisteri, YTJ).
Rekisteröidyt ilmoittavat liiketoimistaan itse Työllisyysrahastolle.
Työllisyysrahasto määrittelee Lähipiiriohjeen mukaiset lähipiiriin kuuluvat henkilöt ja kerää mahdolliset tarvittavat lisätiedot hallituksen ja hallintoneuvoston jäseniltä, toimitusjohtajalta, tämän sijaiselta sekä johtoryhmän jäseniltä.
Työllisyysrahasto määrittelee henkilöt, joilla on pääsy Työllisyysrahaston taloustietoon, sekä kerää mahdolliset tarvittavat lisätiedot kyseiseltä henkilöltä itseltään.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin, tai mikäli oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen edellyttää henkilötietojen luovuttamista. Tietoja voidaan esimerkiksi luovuttaa MAR-asetuksessa ja sen nojalla annetuissa säännöissä nimetyille tahoille, kuten Finanssivalvontaan, ESMAlle (European Securities and Markets Authority) ja poliisille.
Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle. EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen Europan komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.
Tietojen pohjalta ei tehdä automaattisia päätöksiä eikä profilointia.
Henkilötietojen säilytysaika määräytyy MAR-asetuksen ja muun sovellettavan yhtiö- ja arvopaperimarkkinaoikeudellisen lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Säilytysaika on pääsääntöisesti viisi vuotta henkilötietojen rekisteröinnistä tai niiden viimeisimmästä päivityksestä. Kirjanpitolain mukaisten tietojen säilytysaika on kymmen vuotta tilikauden päättymisestä.
Työllisyysrahasto käsittelee henkilötietoja turvallisella ja voimassa olevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Työllisyysrahasto on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja hallinnolliset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä mm. laitteistojen ja tiedostojen suojauksella ja rajoitetuilla käyttöoikeuksilla.
Rekisteriin pääsy on käyttöoikeuksin avulla rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään.
Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista (ns. oikeus tulla unohdetuksi) silloin kun tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai joita varten niitä muutoin on käsitelty, tai kun tietojen käsittelyyn tai säilyttämiseen ei ole lakisääteisiä velvoitteita.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu), jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: tietosuoja@om.fi, puh, 029 566 6777, https://tietosuoja.fi. Jos haluat käyttää oikeuksiasi, pyydämme olemaan yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterin yhteyshenkilöön lisäohjeiden saamiseksi.
Työllisyysrahaston tietosuojavastaava
PL 113, 00181 Helsinki
tietosuoja(at)tyollisyysrahasto.fi
puh. 09 680 373 80 (vaihde)
Työllisyysrahasto ylläpitää ja julkaisee lain julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019, ”tiedonhallintalaki”) 28 §:n perustuvaa asiakirjajulkisuuskuvausta, jonka tarkoituksena on
Asiakirjajulkisuuskuvaus on päivitetty 20.9.2024.
Asiarekisteri on rekisteri vireilläolevista asioista, niiden asiankäsittelyvaiheista ja asiakirjoista. Työllisyysrahaston asiarekisteri muodostuu seuraavista asiarekistereistä:
Hallinnon asiarekisteri
Kuvaus: Työllisyysrahaston hallinnon asiarekisteriin rekisteröidään Työllisyysrahaston toiminnan kannalta keskeisiä asioita, kuten esimerkiksi Työllisyysrahastolle saapuvat kantelut ja selvityspyynnöt, tietopyynnöt, lausuntopyynnöt, hankintasopimukset ja nimityspyynnöt. Hallinnolliset asiat saavat yksilöllisen asiatunnuksen.
Työttömyysvakuutusmaksujen asiarekisteri
Kuvaus: Työttömyysvakuutusmaksujen asiarekisteriin rekisteröidään työttömyysvakuutusmaksujen määräämistä, perintää ja valvontaa koskevat asiakirjat, kuten esimerkiksi päätökset, laskut ja asiakasviestit
Irtisanovan työnantajan muutosturvamaksun asiarekisteri
Kuvaus: Muutosturvamaksun määräämistä varten Työllisyysrahaston asiarekisteriin rekisteröidään sitä koskevat asiakirjat, kuten kuulemiskirjeet, päätökset, kansallisesta tulotietojärjestelmästä haetut tiedot ja työttömyyskassan tai Kansaneläkelaitoksen vireillepanoilmoitukset sekä asiakasviestit.
Työnantajan työttömyysturvan omavastuumaksun asiarekisteri
Kuvaus: Omavastuumaksun määräämistä varten Työllisyysrahaston asiarekisteriin rekisteröidään sitä koskevat asiakirjat, kuten kuulemiskirjeet, päätökset sekä asiakasviestit.
Työsuhteen päättymisriita -asioiden yhteydessä tehtävä työttömyysturvan vähennys
Kuvaus: Työsuhteen päättymisriitojen ja työsopimuslain mukaisen yhteensovituksen toimeenpanoa varten Työllisyysrahaston asiarekisteriin rekisteröidään palvelussuhteen päättöriita-asiaa koskevat asiakirjat, kuten tuomioistuimen tuomiot tai päätökset, lausumat tuomioistuimille, sopimuskommenttipyynnöt ja lopulliset sopimukset sekä asiakasviestit.
Aikuiskoulutusetuuksien asiarekisteri
Kuvaus: Aikuiskoulutusetuuksien asiarekisteriin rekisteröidään aikuiskoulutusetuuksien myöntämistä, maksamista ja perintää koskevat asiakirjat, kuten esimerkiksi päätökset, hakemukset, kuulemiskirjeet, kansallisesta tulotietojärjestelmästä haetut tiedot, Kansaneläkelaitoksen vireillepanoilmoitukset sekä asiakasviestit.
Tietovarannot muodostuvat laajoista loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvista tietokokonaisuuksista. Työllisyysrahastossa tietovarantoja ovat esimerkiksi:
Tietoaineistot ovat asiakirjoista ja muista tiedoista muodostuva tiettyyn palveluun tai tehtävään liittyvä kokonaisuus. Tietovarannoissa olevat tietoaineistot koostuvat esimerkiksi seuraavista tiedoista:
Tietovarannoissa ja asiarekistereissä olevia tietoja voidaan hakea esimerkiksi seuraavilla hakutekijöillä:
Työllisyysrahaston tietojärjestelmiä ovat esimerkiksi:
Voit tehdä Työllisyysrahaston asiakirjaa koskevan tietopyynnön Työllisyysrahastolle seuraavilla tavoilla:
Täältä löydät palvelukohtaiset yhteystiedot.
Julkisuuslain mukaiset tietopyynnöt pyritään käsittelemään viipymättä, viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnöstä. Mikäli tietopyyntö on laaja ja edellyttää tavallista suurempaa työmäärää, vastausaika voi olla enintään kuukauden. Mikäli Työllisyysrahasto ei anna pyydettyjä tietoja, pyytäjä saa halutessaan Työllisyysrahaston laatiman kirjallisen päätöksen, jonka avulla pyytäjä voi tehdä asiasta valituksen.
Työllisyysrahastoa koskevan lain (laki työttömyysetuuksien rahoituksesta 555/1998, "rahoituslaki") 22 f §:ssä on erityissäännös viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, "julkisuuslaki") soveltamisesta rahoituslaissa säädettyyn toimintaan. Julkisuuslakia sovelletaan Työllisyysrahaston toimintaan siltä osin kuin Työllisyysrahasto käyttää julkista valtaa (julkisuuslaki 4 § 2 mom.) Tiedot voivat olla julkisia, osittain salassa pidettäviä ja salassa pidettäviä. Salassapito perustuu aina lainsäädäntöön, kuten esimerkiksi julkisuuslain salassapitopykäliin (julkisuuslaki 24 §). Rahoituslaki sisältää myös erityissäännöksiä salassapidosta (rahoituslaki 22 f §).
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisista tietopyynnöistä voit lukea yllä olevista osioista.
